Peut-on faire sa comptabilité soi-même?

Quand on débute son activité, ou qu’on y galère pour décoller, payer pour sa comptabilité représente un budget énorme.

Maintenant que je vis en Nouvelle-Zélande (ou la compta est, comme la plupart des pays anglo-saxons, facile, simple et peu onéreuse),  je me rends compte que la comptabilité en France est un bazar monstre, et comme l’administration française en générale, elle décourage les esprits les plus vifs de par sa complexité, inaccessibilité et manque d’informations claires.

Cependant, si tu es une petite entreprise, il y a des chances que tu puisses faire ta comptabilité toi-même. Il va falloir consacrer quelques heures à t’auto-former et quelques euros pour un logiciel de compta qui ne soit pas une usine à gaz. Ces efforts te feront économiser les sommes faramineuses que les comptables demandent pour gérer ta TVA et tes finances annuelles.

Alors peut-on faire sa compta soi-même? Comme souvent, les informations officielles sur ce genre de question sont opaques et vous perdent dans 3000 détails complexes.

J’espère que cet article vous permettra d’y voir clair en quelques questions. Je vais tâcher de répondre au mieux à la question :

« faire sa comptabilité soi-même, est-ce possible? »

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Tout d’abord ; la comptabilité est-elle obligatoire ?

La comptabilité ce n’est pas seulement tenir son journal dépenses/recettes. C’est un système qui vous fournit, en fin d’année d’exercice, un tas de documents de calculs de vos comptes (bilan, balance, etc). Ces documents sont à envoyer annuellement au greffe du Tribunal de Commerce dont votre entreprise relève.

Le dépôt de ces comptes implique qu’il y ait eu comptabilité : tout doit être impeccable. Toute incohérence entre les comptes déposés, le compte en banque de l’entreprise, et vos déclarations pour impôts vous amènerait de gros soucis.

Le dépôt des comptes est obligatoire pour :

• les sociétés à responsabilité limitée : SARL et EURL
• les sociétés de personnes : SNC, société en commandite simple (sauf pour les SNC dont au moins l’un des associés est une personne physique),
• les sociétés par actions : société anonyme (SA), société par actions simplifiées (SAS) et société en commandite par actions,
• les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France,
• les sociétés d’exercice libéral : SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS,
• les sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions.

Le dépôt des comptes n’est pas obligatoire pour :

Les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans, profession libérale, auto-entrepreneurs…)

Cas particulier :

Les EIRL doivent déposer leurs comptes annuels auprès du registre où a été déposée leur déclaration de patrimoine d’affectation.

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Vous êtes peut-être auto-entrepreneur ?

Cela signifie t’il que « youpi, pas de compta à faire? »  , et bien pas forcément. Si vous gérez votre entreprise sérieusement, les chiffres que va vous donner votre compta régulière vous seront très utile. Après tout, cela vous montre où passe votre fric, et par quelles voies il rentre.

J’ai envie de dire que si c’est trop pour vous, l’entrepreneuriat est trop pour vous aussi. Alors n’hésitez pas à vous y mettre, à progresser. Ce n’est que le début de votre aventure 🙂

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Avoir un comptable est-il une obligation ?

Non, il n’est stipulé nulle part qu’une entreprise doit forcément avoir un comptable, faire appel à un comptable ou que les comptes que vous allez envoyer au greffe doivent être établis par un comptable. Vous tomberez parfois sur des formulaires (par exemple la déclaration sociale des indépendants) vous demandant les coordonnées de votre comptable. Si vous n’en avez pas, laissez vide, c’est OK.

Les deux choses à prendre en compte sont la qualité et la responsabilité : sans comptable, vous risquez d’envoyer des documents erronés. En cas de contrôle, s’il y a des boulettes, vous serez responsable, alors qu’un comptable endosse cette responsabilité pour laquelle vous le payez.

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Faire sa comptabilité soi-même, est-ce dur?

Je ne vais pas vous mentir, c’est une science à part entière, un système avec ses codes, qui n’est pas à la portée de tous. C’est un métier très pointilleux après tout (je pense même que les comptables ne sont plus vraiment des humains après quelques années d’exercice :))

J’ai vu des personnes brillantes et matheuses, des BAC S, des sortants de grandes écoles, s’arracher les cheveux et ne jamais comprendre pourquoi on crédite tel compte, et pourquoi on débite tel compte, pourquoi on met +1230 euros au compte banque, alors qu’on vient de dépenser ces 1230 euros…

Une simple facture donne ce genre d’écritures en compta :

Schéma de « La comptabilité pas à pas » de Philippe Guillermic

 

Les conditions idéales pour commencer votre comptabilité seul :

• C’est votre première année d’exercice et vous êtes franchise en base de TVA (ça simplifie)
• Vous n’avez pas des dizaines de recettes ou dépenses par jour (comme une boutique par exemple)
• Vous avez pris le temps de vous former en compta (voir plus bas le simple livre que je recommande) et vous avez bien compris « l’esprit compta » (un monde de chiffres dont le principe est la balance)
• Vous utilisez un logiciel en ligne avec un bon support client pour faire votre compta

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Mon cas :

/ Mon cas a changé depuis la date de rédaction de cet article, car je dirige maintenant une entreprise en Nouvelle-Zélande, où la compta est beaucoup plus simple, les logiciels super (Xero… aahhh)j et les comptables bien moins chers (justement parce que Xero est tellement top que tout le monde a 4 fois moins de boulot. Cependant, pour les besoins de l’article et pour vous qui êtes en France, je laisse l’explication de mon cas, en 2016/ :

Je suis gérante d’une SARL qui crée des sites web, et propose des travaux de graphisme. Nous avons quelques gros contrats par mois, et peu de dépenses. Cela représente pour le moment une quinzaine de dépenses ou recettes par mois. Rien à voir donc avec une boulangerie qui entre en caisse une multitude de micro-paiements, ou une boutique en ligne qui vend 50 objets par jour.

J’ai eu la chance d’être initiée à la compta au lycée, ce qui, bien que ne laissant pas vraiment de souvenir si ce n’est celui d’une usine à gaz chiffrée, m’a tout de même laissé « l’esprit comptable » et une compréhension lointaine du système de balance et de comptes. (La comptabilité n’est après tout que l’écriture de transferts entre différents comptes ; comptes clients, comptes fournisseurs, compte banque, compte TVA, compte de capitaux, comptes de stock, et j’en passe…).

A la création de mon entreprise, j’ai décidé de gérer la compta seule, et j’ai du refaire un tour général de la compta pour que rien ne m’échappe, car TOUT est codifié et important. Pour ce faire, j’ai dégoté le livre idéal.

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Le livre idéal pour se former à la comptabilité :

Honnêtement, oubliez « La comptabilité pour les nuls » c’est un pavé désespérant qui vous dégoutera de la compta. J’ai trouvé un livre que je recommande à quiconque souhaite s’y mettre.

Il est clair, pas trop gros, très bien construit, avec beaucoup d’exemples et conviendra même à ceux qui n’ont jamais été initiés à la compta, il s’agit de « La comptabilité pas à pas » de Philippe Guillermic, 14,90 euros :

> Voir sur Amazon 

1 cm d’épaisseur, super bien construit, clair, vraiment pas à pas.

Après l’avoir lu (c’est rapide) et surtout compris (cela demande un certain effort intellectuel, même s’il n’y a rien à apprendre par coeur), une page A4 recto-verso vous suffira pour noter vos penses-bête.

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Le logiciel de compta en ligne :

Après et uniquement après avoir COMPRIS TOUT le contenu de ce livre (ne laissez pas une incompréhension traîner, elle vous rattrapera vite) vous pourrez vous lancer sur un logiciel de gestion de compta en ligne, qui non seulement vous permettra de tenir votre compta le plus simplement possible, mais aussi de générer/imprimer des devis, factures en PDF pour vos clients.

Les plus aguerris utiliseront un logiciel en local, style EBP ou CIEL, mais bonjour l’usine à gaz. Et c’est très onéreux, sans support etc…

Je pourrais vous faire un comparatif de ce qui existe sur le net… Un top 10 des « meilleurs logiciels de comptabilité en ligne », mais malheureusement il y en a bien moins que ça.

Finalement, je n’en ai retenu que deux :

> Zefyr.net

le meilleur logiciel de comptabilité en ligne dès 10 euros HT/mois

J’ai trouvé le tarif très juste car il s’adapte à votre chiffre d’affaire  : 10 euros / mois pour 0 à 12.000 euros de C.A annuel, 20 euros / mois pour 12.000 euros à 50.000 euros de C.A .. etc (voir les tarifs de Zefyr )

Ce que j’apprécie chez Zefyr.net :

• le tarif en fonction du C.A
• l’automatisation bien gérée : une dépense, une recette, c’est plusieurs lignes de compta, Zefyr s’occupe de tout et vous n’en entrez qu’une. Bien fichu !
• le support : vous posez vos questions, vous avez une réponse dans la journée
• le tarif comprend tout : la compta, les factures, les devis,  un outil de gestion de projet (pour savoir combien de temps vous avez passé sur tel client), de gestion des stocks, la gestion des payes, des notes de frais, et aussi des outils d’analyse intéressants pour votre business.
• les différents modèles de facture et devis, pour rester dans le style de votre entreprise
• il faut un peu de temps pour prendre en main l’interface, mais une fois que c’est fait c’est easy
• la possibilité de prendre via Zefyr un expert comptable partenaire, à partir de 40 euros / mois (mais à ce tarif, autant passer sur Dougs, voir plus bas)
• le blog de Zefyr est très utile, on y trouve souvent des réponses vraiment détaillées et claires (ça change) sur des questions qu’on se pose tous !

> Dougs.fr

le logiciel sans saisie manuelle, 49 euros HT /mois

Dougs.fr :  se synchronise avec le compte bancaire de l’entreprise. Il vous suffit de vous connecter dans Dougs, et de valider ou apporter une modification sur la nature de la dépense, et Dougs comptabilise tout, tout seul. De plus, Dougs.fr semble proposer pas mal de fonctionnalités utiles utilisables sans connaissances en compta ou informatique. Support avec un expert-comptable. Gestion automatique de toutes les déclarations et dépôts de compte.

Il peut être la solution pour ceux qui n’ont pas réussi à se faire à la compta, et qui n’ont pas encore de budget pour un comptable attitré.

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L’ami indispensable, le plan comptable général DUNOD :

LE plan comptable, impossible de faire sans. Il répertorie tous les numéros de compte que vous utiliserez constamment en compta. Tous les comptables, et les étudiants en compta ont le leur. Il est renouvelé chaque année.  Plan comptable général, 2,50 euros

> Voir sur Amazon

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Conclusion :

Oui, vous pouvez faire votre comptabilité seul sous certaines conditions ! Nous avons la chance d’être à une époque où les outils se simplifient et nous simplifient la vie ! (Je vous laisse imaginer, il y a encore 50 ans, où tout se faisait à la main, le métier de comptable prenait tout son sens !).

Commencez par lire le livre dont je parle, il se lit en une matinée, est intéressant et agréable.

Comprendre ce livre est comme un test : si vous n’y arrivez pas, et vous ne vous en sortez pas dans la compréhension, vous n’êtes pas fait pour faire votre compta tout seul. Mieux vaut dans ces cas là, tenir un journal dépenses-recettes simple dans une feuille Excel, garder toutes vos factures, tickets de caisse, et transmettre le tout à un comptable en fin d’année, ou mensuellement (comptez 1000 – 2000 euros par an selon les régions et cabinets, pour une petite entreprise) ou utilisez Dougs qui se chargera de tout pour 49 euros HT / mois.

Vous pouvez commencer votre début d’activité en faisant la compta vous-même. Cependant si votre affaire marche, la compta deviendra complexe . TVA, emprunt, immobilisation, amortissement… tout ça devient de plus en plus dur à gérer en compta lorsque l’entreprise grossit. Mais là, et c’est tout ce que je vous souhaite, vous aurez largement de quoi vous payer un comptable.

Avec les bases citées dans cet article, vous pourrez vous en sortir sans comptable, d’autant que lorsque vous aurez une question, vous trouverez 80% du temps la réponse sur des forums type compta-online.com, et le 20% du temps restant via le support de votre logiciel en ligne.

En tout cas, si vous vous sentez d’attaque, cela ne vous coûtera pas cher d’essayer 1 ou 2 mois. Vous verrez vite si vous tenez le cap 🙂

Bon courage !